Pisanie, że żyjemy w czasach kryzysu, brzmi już jak slogan. Wiele wypowiedzi, artykułów, postów zaczyna się właśnie od tych słów i choć współczesny kryzys jest faktem, to budowanie na tym ogólnym sformułowaniu dowolnego kontentu rozmywa realne znaczenie mechanizmu jego działania i wpływu na określone elementy rzeczywistości. Przez to decyzje, które podejmujemy by nasze biznesy przetrwały, kierowane są niedookreślonym poczuciem zagrożenia, wyolbrzymioną skalą niepewności i strachem, który niejednokrotnie każe nam iść na oślep, byle tylko naprzód. A kryzys nierozumiany pogłębia się lub tworzy nowe załamania.

Aby trochę naświetlić ten wątek posłużmy się pojęciem systemu, w którym elementy są ze sobą powiązane i pośrednio lub bezpośrednio na siebie oddziałują. Takimi systemami są m. in. świat, państwo, społeczeństwo, człowiek czy firma. Pewne działania, zarówno niedawne jak i, teraz już, historyczne, doprowadzają do określonych sytuacji, które w danym kontekście powodują niekorzystne, nagłe i nieprzewidziane (bądź prawdopodobne lecz zignorowane wcześniej) zmiany. Wtedy systemy niejednokrotnie zmieniają swój kształt i sposób działania, by przetrwać. W świecie natury dzieje się to bez kontroli centralnej, samoistnie, jednak w świecie np. biznesu o przetrwaniu systemu decydują ludzie, którzy nim zarządzają. I tu właśnie potrzebne jest zrozumienie nie tylko mechanizmu kryzysu, ale również sposobu działania systemu, który został nim dotknięty. Wtedy dopiero możemy zacząć działać, by z tego kryzysu wyjść.

Oczywiście menagerowie najpewniej znają swoją firmę, jej cele, zasady, strukturę formalną etc., jednak czy są świadomi mechanizmów, często niewidocznych na pierwszy rzut oka i pozbawionych możliwości kontroli, bo formalnie nieustalonych, według których działa organizacja jako system? Dlaczego to takie istotne w czasach, w których złożoność szybko się pogłębia? Ponieważ mimo znaczących zmian, nowych wyzwań i narastających kryzysów firmy nadal postępują według starych scenariuszy, które kiedyś już się sprawdziły, aby utrzymać się na powierzchni. Tylko że długopisem maila się nie napisze.

W jaki zatem sposób może pomóc poznanie systemu, jakim jest nasza organizacja w momencie, kiedy musimy natychmiast podjąć decyzje ratujące firmę? Weźmy jako przykład temat zwolnień pracowniczych. Nic dziwnego, że podczas kryzysu firmy w pierwszej kolejności starają się zabezpieczyć swoją płynność finansową. To czas, w którym z wielką uważnością przyglądają się swoim zasobom, w tym także pracownikom, i ograniczają te, które są dla nich najbardziej kosztowne w utrzymaniu. Zwolnienia pracownicze w „gorszych” czasach nie są więc niczym zaskakującym, ponieważ uważa się, że jest to najlepszy sposób na przetrwanie organizacji. Czy to jest dobre w każdym przypadku, jak wpływa na otoczenie firmy i jakie sprzężenie zwrotne tworzy dla samego kryzysu, to temat na inną dyskusję. Jeśli jednak dochodzi już do takiej decyzji, to istotne jest zdobycie wszystkich możliwych informacji, które pomogą określić czy zwolnienie wybranych pracowników przyniesie faktyczne oszczędności czy też zwiększy koszty ze względu na naruszenie ciągłości pracy, czy rzeczywiście pomoże firmie przetrwać i czy pozwoli się jej swobodnie podnieść i rozwijać, kiedy kryzys minie. W określeniu tego również niezbędna jest wiedza o systemie. Zanim zwolnienia staną się faktem warto przeprowadzić np. analizę sieci komunikacji elektronicznej organizacji, która jest łatwa i daje konkretne, niezaburzone informacje dotyczące m. in. kluczowych obszarów i pracowników w naszej firmie. Trzeba zwrócić uwagę, że nie zawsze będą się one pokrywać z formalnie przyjętymi założeniami. Obraz sieci komunikacji elektronicznej pokazuje kształt strumienia przepływu informacji oraz sposób, w jaki elementy systemu, czyli pracownicy, są ze sobą powiązani relacyjnie, a intensywność i kierunek ich komunikacji wskazuje role, jakie w tym systemie pełnią. Wziąwszy to pod uwagę możemy stwierdzić czy pracownik, którego wyznaczyliśmy do zwolnienia nie pełni jakiejś znaczącej dla firmy roli nieformalnej np. lidera, rzecznika czy pośrednika. Usunięcie go w takim przypadku zaburzy przepływ informacji w organizacji i będzie miało widoczne konsekwencje dla sprawnego przebiegu procesów. Może to mieć również wpływ na morale innych zatrudnionych czy działanie zespołów i zaburzyć współpracę. Wymiar możliwych implikacji jest szeroki. Dlatego kierując się tylko stażem pracowników czy innymi racjonalnymi, w naszej ocenie, powodami predestynującymi kogoś do zwolnienia, możemy popełnić błąd, który w perspektywie czasu przyniesie nam więcej kosztów niż oszczędności. Zadaniami, które wykonywali zwolnieni pracownicy trzeba będzie obdzielić innych zatrudnionych. Powinniśmy mieć wtedy pewność, że oprócz potrzebnych kompetencji taki pracownik nie jest już zbyt obciążony własną pracą. Jeśli tak, oprócz opóźnień, mających wpływ na pracę całej firmy i relacje z klientami, istnieje też zagrożenie wypaleniem lub zwolnieniami lekarskimi. W takiej sytuacji oprócz luk po zredukowanych pracownikach pojawią się kolejne wyłomy w przebiegu procesów, opóźnienia, a w rezultacie straty. Analiza sieci komunikacyjnej może pomóc także w tej sytuacji, pokazując stopień obciążenia a nawet poziom stresu poszczególnych pracobiorców, tak, by z wyprzedzeniem jak najkorzystniej zaplanować rozdzielenie prac po zwolnionych pracownikach. Ponadto, jeśli pomimo istotnej roli w systemie, którą pełni pracownik przeznaczony do zwolnienia, nadal decydujemy się go zredukować, znając obraz systemu mamy możliwość zawczasu dokonać reorganizacji w istotnych obszarach tak, by zachować ciągłość przepływu informacji i prac. Ponownie znajomość i zrozumienie systemu wspiera podjęcie lepszych decyzji i zmniejsza lukę niepewności.

Starając się zapewnić przetrwanie naszej organizacji podczas zewnętrznego kryzysu, który na nią wpływa, powinniśmy się najpierw zatrzymać i rozejrzeć. Co wiem na pewno? Czego mogę się jeszcze dowiedzieć? Czy informacje, które posiadam opierają się na pewnych danych? Czy rozumiem zależności, którym podlega moja firma? Czy moje decyzje opierają się na tym zrozumieniu?

Obawy i pochopne decyzje nie sprzyjają nikomu. Obecne czasy narastającej złożoności i pośpiechu charakteryzują się coraz szybszymi zmianami, a to wymaga reorientacji naszego sposobu patrzenia i przyjęcia perspektywy systemowej w każdym obszarze, również w biznesie. Zaczęcie od rozpoznania naszej firmy jako systemu i przyjrzenia się jego strukturze nieformalnej jest dobrym krokiem. Dzięki temu mamy możliwość analizowania sytuacji zarówno z poziomu tego, co sami widzimy jak i z perspektywy big picture. Umacnia to naszą pozycję podczas zawirowań i zwiększa pewność działań dla krótko i długoterminowego dobra firmy. Nie zawsze będziemy mogli podjąć decyzję, która będzie dla nas łatwa, ale znając i rozumiejąc system naszej organizacji, podejmiemy decyzję, która będzie pewna.

business kryzys mrld zwolnienia