Poszukiwanie odpowiedzi jest ciągłym dążeniem człowieka. Kształtują one nasz obraz świata, podtrzymują poczucie naszego w nim miejsca, pozwalają ograniczyć dyskomfort związany z nieznanym i ułatwiają szybkie podejmowanie decyzji. Czy jednak pytania, które zadajemy są właściwe? Czy dane, na których opieramy odpowiedzi są wystarczające i przetworzone w odpowiedni sposób, by stać się mądrością? Nasz mózg, starając się utrzymać stan daleki od przeładowania, usprawnić i przyspieszyć swoje działanie, odsiewa wchodzące dane według wypracowanych przez nas schematów i zgodnie z naszymi wartościami, dając zwykle mocno okrojone wyniki. Zwłaszcza współcześnie, kiedy stawia się na ilość a nie jakość, natłok informacji, ich różnorodność oraz natarczywość utrudnia wydobycie tych istotnych. Paradoksalnie komplikuje to zdobycie wystarczającej ilości odpowiednich danych, często są one niekompletne lub wręcz błędne. Wtedy otrzymana odpowiedź jest nie tylko niewiarygodna, ale wręcz szkodliwa. Zamiast pomagać zaburza.

Podobnie dzieje się podczas zarządzania firmą. Wydaje się, że doświadczenie, znajomość celów, struktury i zadań jest wystarczająca do podążania w odpowiednim kierunku i właściwego rozwiązywania problemów. Istotnych danych o działaniu firmy, które są niezbędne do zbudowania mądrości organizacyjnej, jest jednak znacznie więcej, tylko nie zawsze jesteśmy w stanie do nich dotrzeć, a często nie mamy też poczucia, że powinniśmy.

 

Organizacja to system. Połączone ze sobą elementy, wzajemne relacje i zależności. Im dłużej funkcjonuje firma, tym bardziej wzrasta jej złożoność i tym trudniej rozeznać się we wszystkim co się wewnątrz niej dzieje. Z tego powodu odsiewamy, upraszczamy, kierujemy się tym, co jest nam znane. Łatwiej i szybciej posłużyć się wykresami czy statystyką, podczas gdy organizację i zachodzące w niej procesy najpełniej opisuje sieć występujących w niej relacji. Dzięki niej można zobaczyć dynamikę zachodzących stale zmian i sposób w jaki działa system, jakim jest firma. Sieć zachodzącej w firmie komunikacji spełnia warunki obrazu odzwierciedlającego stany organizacji. Tym samym pozwala uzyskać dane, które w inny sposób byłyby trudne albo wręcz niemożliwe do zdobycia. Dane te stanowią podstawę dalszego procesu, który ostatecznie przekuje je w wiedzę pozwalającą uzyskać wiarygodne odpowiedzi a następnie w mądrość umożliwiającą znalezienie odpowiednich rozwiązań.

Proces przechodzenia od danych do mądrości, opisany m. in. przez R. Ackoffa, powinien stanowić jeden z najważniejszych elementów zarządzania organizacją. Kolejne kroki tego procesu to po pierwsze uzyskanie istotnych danych, które stanowią reprezentację faktów (…) w sposób sformalizowany umożliwiający ich komunikowanie, interpretację lub przetwarzanie.[1] Odnoszą się one do cech rzeczy i wydarzeń. W przypadku analizy sieci komunikacyjnej istotnymi danymi będą np. kierunki przepływu komunikacji (nadawcy i odbiorcy), jej natężenie w czasie (ilość wysłanych i otrzymanych przez danego pracownika wiadomości w danym okresie) czy stosunek wejść i wyjść (równowaga pomiędzy otrzymanymi a wysłanymi przez pracownika wiadomościami). Po drugie przekształcenie tych danych tak, by stały się informacjami, które zmniejszają stopień nieokreśloności i wskazują poziom zorganizowania systemu, a przede wszystkim mają znaczenie dla decydenta w konkretnej sytuacji decyzyjnej.[2] Według K.C. Laudon i J. P. Laudon informacje to dane, które zostały ukształtowane przez człowieka w istotną i użyteczną postać.[3] Informacje odnoszą się do opisu. Przetworzenie danych o przebiegu komunikacji pozwala uzyskać informacje o sposobie działania danych obszarów w firmie a także jej samej jako całości. Istotne dla odbiorcy i zweryfikowane w praktyce informacje[4], porównane z tym, co już wiadome, stają się wiedzą. Dotyczy ona instrukcji, umożliwia utrzymanie i kontrolę obiektów, systemów i zdarzeń.[5] Będąc na tym poziomie i wiedząc jak rzeczywiście działa system, możemy dążyć do tego, by działał w pożądany sposób. Nie osiągniemy tego jednak bez zrozumienia, które jest kolejnym krokiem omawianego procesu. Podczas gdy wiedza odnosi się do pytania „jak?”, zrozumienie potrzebuje wyjaśnień i odpowiedzi na pytanie „dlaczego?”.[6] Obserwując sieć komunikacji elektronicznej, śledząc relacje i zależności obszarów, które działają odmiennie od przyjętych założeń,  jesteśmy w stanie dotrzeć do źródłowego problemu, a tym samym zrozumieć dlaczego organizacja (system) funkcjonuje w określony sposób. Ostatecznie będziemy w stanie zbudować mądrość organizacyjną, która odnosi się do wiedzy i doświadczenia w celu zwiększenia wartości, co jest niezbędne do wzrostu organizacji.[7]

Proces przekuwania danych w mądrość, oparty na analizie sieci komunikacyjnej organizacji, pozwala zadać odpowiednie pytania i uzyskać odpowiedzi potrzebne do znalezienia trafnych rozwiązań, oraz stworzyć solidne fundamenty zarządzania procesami w firmie. Jako podstawa pracy zatrudnionego przez organizację trenera, coacha czy konsultanta zapewnia spójność działań i ich jednoznaczny kierunek. Spójność ta stanowi wymierne wsparcie zarządzania zmianą, która szczególnie wymaga zadawania dobrych pytań i uzyskiwania wiarygodnych odpowiedzi.

[1] Hicks J.O., Management Information Systems: a user perspective, 1993.

[2] Hicks J.O., Management Information Systems: a user perspective, 1993.

[3] Laudon K. C., Laudon J. P., Business Information Systems: A Problem Solving Approach, 1991.

[4] Por. Grabowski M., Zając A., Dane, informacja, wiedza – próba definicji, Zeszyty Naukowe nr 798 UE w Krakowie, 2009.

[5] Por. Ackoff R.L., From Data to Wisdom, Journal of Applied Systems Analysis nr 16, 1989.

[6] Por. Ackoff R.L., From Data to Wisdom, Journal of Applied Systems Analysis nr 16, 1989.

[7] Por. Por. Ackoff R.L., From Data to Wisdom, Journal of Applied Systems Analysis nr 16, 1989.