Rola komunikacji elektronicznej w ocenie efektywności organizacji

Efektywność to magiczne hasło, którego pojemne znaczenie i brak jednoznacznej definicji z jednej strony pozwala stosować je powszechnie, a z drugiej skupia energię organizacyjną na jego doprecyzowywaniu, co spowalnia podążanie naprzód.

W dużym uproszczeniu efektywność jest to stosunek rezultatów do nakładów, a jego miarami są rentowność, produktywność i wydajność. W potocznym rozumieniu jest to wykonanie przez pracownika zadań w jak najkrótszym czasie, bez obniżania ich jakości. Warto także zauważyć, że Szczególne zainteresowania badaczy dotyczą relacji między efektywnością i skutecznością. Ich cechą wspólną jest to, że obie te oceny są zorientowane na wyniki działania. Jednak efektywność jest cechą działań dających pozytywny skutek bez względu na to, czy był on zamierzony, czy też nie. Dlatego nie może być ona utożsamiana z pojęciem skuteczności, ponieważ skuteczność odnosi się do działań dających skutki pozytywne, ale tylko tych, które wynikają z przyjętych celów.[1] Efektywność może być więc wynikiem przypadku, a jeśli tak, to jej zwiększanie pomnaża przypadkowość, zmniejszając jednocześnie możliwość zarządzania nią. Wydaje się, że to raczej skuteczność wspiera i napędza realizację założonych celów, a tym samym wzrost i rozwój firmy. Trzeba mieć jednak na względzie, że zarówno pracownicy jak i cała organizacja podlegają niespodziewanym zmianom warunków i dynamicznego otoczenia, a niejednokrotnie sami je generują. Można to dostrzec przyjmując perspektywę systemową, która pokazuje wzajemne oddziaływanie na siebie procesów, relacje zachodzące pomiędzy danymi pionami funkcjonalnymi i kierunki wpływów, a więc pełny obraz działania systemu, jakim jest firma. Pozwala to również zrozumieć, że system taki jest wystarczająco złożony, by móc zaplanować bezbłędnie procesy i przewidzieć z pewnością ich efekt. Do osiągnięcia założonych przez organizację celów potrzeba więc trochę szczęścia oraz improwizacji, które, wbrew powszechnemu mniemaniu, przejawiają się w efektywności właśnie. W jaki sposób więc nią zarządzać? Zmieniając perspektywę rozumienia efektywności z cząstkowej na systemową. Wskaźniki oceny efektywności w modelu systemowym, to przede wszystkim: zgodność struktury i strategii, adaptacyjność i elastyczność organizacji oraz szybkość reagowania na zmiany.[2] Przyjęcie perspektywy systemowej, zwłaszcza podczas przeprowadzania restrukturyzacji i wprowadzania zmian, chociażby przechodzenia w tryb pracy zdalnej lub hybrydowej, potwierdza, że wskaźniki efektywności w powyższym modelu mają swoje odbicie w wyzwaniach, przed którymi stoi przedsiębiorstwo. Potwierdza to analiza sieci komunikacji elektronicznej firmy, która z jednej strony odzwierciedla złożony system jakim jest organizacja (przyjęcie perspektywy systemowej), a z drugiej pozwala zweryfikować jego efektywność (ocena efektywności w modelu systemowym). Sieć komunikacji elektronicznej pokazuje nieformalną (ukrytą) strukturę organizacji, a więc jej źródłowe działania i relacje, przez co umożliwia jak najlepsze dostosowanie jej do założonej strategii. Pozwala jednocześnie dostrzec zakres współdziałania funkcjonalnych obszarów firmy i wzajemny wpływ realizowanych przez nie procesów, ułatwiając tym samym wykrycie zaburzeń (w postaci opóźnień czy braku współpracy) w funkcjonowaniu systemu. Zwraca też uwagę na najmniejsze elementy, czyli pracowników i ich indywidualną efektywność w postaci umożliwiania bądź blokowania drożnego przepływu informacji, co może mieć znaczący wpływ na całe procesy, w które są zaangażowani (jednak trzeba mieć świadomość, że suma efektywności pojedynczych pracowników nie jest równa efektywności całego przedsiębiorstwa ze względu na jego złożoność). To wszystko umożliwia podejmowanie skutecznych i sprawnych działań udrożniających oraz usprawniających przebieg procesów, co prowadzi do osiągnięcia założonych celów.

Bieżąca analiza komunikacji elektronicznej pozwala zatem organizacji zarządzać efektywnością z perspektywy systemowej, poprzez spojrzenie równocześnie na szczegół i całość, poznanie jej złożonych zależności oraz możliwość skutecznego reagowania na nieprawidłowości. Daje jednocześnie szansę obserwowania zmian, jakie zachodzą w przedsiębiorstwie pod wpływem wewnętrznych lub zewnętrznych czynników i odnoszenia się do nich, zwiększając tym samym poziom swojej adaptacyjności. Wpisuje się w to w systemowy model oceny efektywności i stanowi jej konieczny warunek.